Iedereen weet hoe stressvol elk feestdagenseizoen is — voor verladers, voor vervoerders en zelfs voor klanten. Vertragingen worden een brandend probleem en het is heel makkelijk om door de situatie overweldigd te raken. Als je echter vooruit plant en je transportactiviteiten beter organiseert, hoef je het naderende hoogseizoen niet meer te vrezen.

1. Wat is het hoogseizoen in transport?
2. Waarom is het hoogseizoen belangrijk?
3. Welke factoren beïnvloeden het hoogseizoen?
4. Veelvoorkomende uitdagingen tijdens het hoogseizoen
5. Tips voor leveringen tijdens het hoogseizoen

1. Wat is het hoogseizoen in transport?

Zoals de naam al aangeeft, verwijst het hoogseizoen naar die feestdagenperiodes waarin de leveringen toenemen. Dit is een cruciale periode voor veel ondernemingen, omdat de manier waarop bedrijven het hoogseizoen aanpakken bepalend is voor hun relatie met klanten.

Doorgaans valt het hoogseizoen in transport in de tweede helft van het jaar. Black Friday opent het seizoen, dat doorloopt tot Nieuwjaar en de decemberfeestdagen omvat. Dit zijn de belangrijkste ijkpunten om in gedachten te houden:

• Halloween — 31 oktober

Ook al is dit een Amerikaanse feestdag, hij is ook in Europa erg populair geworden. Als jouw bedrijf dus thematische decoraties, kostuums of andere gerelateerde artikelen verkoopt, kun je in deze tijd van het jaar een toename van het aantal bestellingen zien.

• Thanksgiving — 25 november

Deze feestdag markeert het begin van het koopseizoen met de bekende Black Friday, Small Business Saturday en Cyber Monday. Klanten gaan dan op zoek naar de beste aanbiedingen en proberen eerder met hun feestdagenaankopen te beginnen.

• Kerst en Nieuwjaar

Dit zijn de belangrijkste feestdagen die iedereen te binnen schieten als het gaat om de drukte in transportactiviteiten. Deze periode is wat lastiger, omdat je ook rekening moet houden met de vrije dagen van vervoerders en met het feit dat het voor de meeste kopers essentieel is dat hun leveringen op tijd aankomen.

2. Waarom is het hoogseizoen belangrijk?

De manier waarop jouw bedrijf drukke periodes aanpakt, geeft je klanten een duidelijk signaal dat ze op je beloftes kunnen vertrouwen, ongeacht het aantal leveringen dat je moet nakomen. Bovendien levert het opbouwen van een goede reputatie je op de lange termijn meer opdrachten op. Het is daarom belangrijk een goed doordachte strategie te hebben om het hoogseizoen aan te kunnen.

3. Welke factoren beïnvloeden het hoogseizoen?

Elk jaar verschilt wat betreft het exacte moment waarop het hoogseizoen begint, want er zijn veel factoren die het beïnvloeden. Zo zorgden in 2019 de spanningen tussen de Verenigde Staten en China ervoor dat het seizoen eerder begon. Dat gebeurde doordat de meeste handelaren mogelijke vertragingen in de transportactiviteiten wilden vermijden.

Een andere recente factor was de COVID-19-pandemie. Hoewel het op zichzelf geen hoogseizoen was, kregen veel retailers te maken met een plotselinge stijging van het aantal leveringen dat ze in korte tijd moesten verwerken. Dit leidde tot talrijke leveringsvertragingen en zelfs tot tekorten bij het aanvullen van de voorraad.

4. Veelvoorkomende uitdagingen tijdens het hoogseizoen

Alle activiteiten, van voorraadbeheer tot leveringen, kunnen worden getroffen door plotselinge veranderingen in de toeleveringsketen. Dat is de belangrijkste reden waarom het belangrijk is je toeleveringsketen te versterken en ervoor te zorgen dat er geen vertragingen in je processen optreden, ook al hebben alle andere bedrijven daar wel mee te maken. Dit zijn de belangrijkste uitdagingen die ondernemingen de afgelopen jaren hebben moeten overwinnen:

• Vertragingen veroorzaakt door de pandemie

In 2020 viel het hoogseizoen samen met een deel van de crisis als gevolg van de pandemie, en veel fysieke winkels werden gedwongen hun activiteiten naar het internet te verplaatsen. Hierdoor raakten transportaanbieders overbelast en werden vertragingen normaal. Zo tonen gegevens uit de Verenigde Staten aan dat een bedrijf met een gemiddelde transittijd van 2,5 dag vóór COVID medio december op 6,5 dag uitkwam. Vervolgens keerde het in mei terug naar een gemiddelde van 3 dagen.

Hoewel er altijd onverwachte uitdagingen zullen zijn, is het essentieel de trends in de transportsector te begrijpen om je te kunnen voorbereiden op het volgende hoogseizoen. Een platform voor transportmanagement kan hierbij helpen: het levert prestatierapporten die aanzienlijk kunnen bijdragen aan het verbeteren van je strategie.

• De leveringen van Black Friday

De Black Friday-verkoop is voor de meeste bedrijven een echte bron van chaos. In deze periode kunnen veel problemen ontstaan, zoals fouten in voorraadvolumes, in de keuze van leveringsroutes of simpelweg een verkeerde aanpak van de hele situatie.

Samenwerken met de juiste partners en technologie in het voordeel van je bedrijf inzetten kan de situatie echter aanzienlijk verlichten. Een extra team van experts tot je beschikking kan ervoor zorgen dat Black Friday net zo verloopt als elke andere dag.

• Vakanties van leveranciers en fabriekssluitingen

Of het nu gaat om voorspelbare situaties, zoals vrije dagen tijdens de feestdagen, of om onverwachte problemen zoals tijdens de pandemie: fabrikanten kunnen op elk moment in moeilijkheden komen. Dat kan op zijn beurt vertragingen en onderbrekingen in je activiteiten betekenen, en problemen voor de hele toeleveringsketen.

Een slimme zet is daarom samenwerken met verschillende leveranciers en meer reservevoorraad aanhouden om de risico's in piekperiodes te beperken. Dat geeft je een grotere kans om aan de eisen van je klanten te voldoen, wat de situatie ook is.

Over het algemeen vertaalt het hoogseizoen zich in hogere uitgaven voor alles wat met logistiek te maken heeft, zoals hogere tarieven of extra brandstofkosten. Een strategie die sommige bedrijven hanteren, is een groter bestelvolume vóór het hoogseizoen om deze hogere kosten te vermijden.

5. Tips voor leveringen tijdens het hoogseizoen

Uiteraard zullen er altijd situaties zijn die je niet kunt voorzien. Toch geeft een goed doordachte strategie je een extra kans om alle uitdagingen van het hoogseizoen met succes op te lossen. Hier enkele tips om te onthouden en toe te passen bij de voorbereiding van je bedrijf:

• Verzend eerder

Een van de populaire strategieën is proberen bestellingen sneller dan gebruikelijk te verzenden, nog vóór het begin van het hoogseizoen. Een voordeel van deze aanpak is dat er ruimte overblijft voor problemen die in het systeem kunnen ontstaan. De impact van vertragingen wordt geminimaliseerd en je hebt meer tijd om klantorders af te handelen.

• Bestellingen voorspellen

Door zo te werk te gaan, kun je proberen de voorraadhoeveelheden die je hebt te optimaliseren en betere beslissingen te nemen over aanvulling. Ook al zullen voorspellingen nooit voor 100% nauwkeurig zijn, ze kunnen je een benadering geven die de werkelijkheid zo dicht mogelijk benadert:

• Analyseer informatie over eerdere activiteiten, in het bijzonder seizoensgebonden

• Plan promoties op tijd en anticipeer op stijgingen van het aantal bestellingen

• Verbeter de voorraadaanvulling door te analyseren welk type goederen sneller verkoopt

• Wees transparant naar je klanten

Het is veel beter je klanten te informeren over de actuele situatie dan hen de problemen zelf te laten ontdekken. Volg dus nauwkeurig de aanwezige goederenhoeveelheden en informeer je klanten over de artikelen die nog in het magazijn liggen. Bovendien is het een goed idee kopers de mogelijkheid te bieden hun bestellingen in realtime te volgen, zodat ze op elk moment de exacte status van de levering kennen.

• Verbeter de communicatie met je leveranciers

Als je een goede relatie hebt met de fabrikanten in je netwerk, kun je nauw met hen samenwerken om te voorkomen dat de voorraad tijdens het hoogseizoen opraakt. Je kunt hun het verwachte bestelvolume doorgeven en zo, met hun hulp, zorgen dat je je voorraad op passende wijze beheert.

• Omarm nieuwe technologieën in de toeleveringsketen

Om het hoogseizoen met glans door te komen, is het een goed idee te herzien welk type technologie je in je toeleveringsketen gebruikt. Zo kan het gebruik van een transportmanagementsysteem zowel bijdragen aan het voorspellen van het bestelvolume als aan het optimaliseren van toekomstige verzendactiviteiten.

Met een door technologie vereenvoudigde toeleveringsketen krijg je de kans de snelheid te optimaliseren en de capaciteit van je transportactiviteiten te vergroten. Je hebt ook toegang tot nauwkeurige informatie die je met al je logistieke partners kunt delen.

Als het verbeteren van je toeleveringsketen jouw doel is, nodigen we je uit een blik te werpen op CargoTender. Dit is een dienst die je kan helpen transportactiviteiten tijdig te plannen en een netwerk van betrouwbare transportaanbieders op te bouwen. Daarnaast kan CargoOrder verbeteren hoe je je verzendprocedures over een langere periode organiseert. Om te zien wat het best bij jouw bedrijf past, nodigen we je uit voor een kort gesprek met een van onze specialisten om een gratis demonstratie van onze diensten aan te vragen: https://cargoplanning.com/live-demo.