Ti chiedi spesso se stai spendendo troppo per le operazioni di trasporto? Allora la risposta è probabilmente sì. Lo scopo principale delle gare per i contratti di trasporto è ottenere l'offerta più conveniente dai fornitori di trasporto, senza abbassare gli standard di qualità richiesti dalla tua azienda.

La competitività del mercato attuale ha anche molti vantaggi, non solo svantaggi. I vettori si servono delle nuove tecnologie per restare al passo con la dinamica della catena di approvvigionamento. Esistono quindi numerose opzioni per ridurre le spese legate al trasporto.

1. Che cosa sono le gare nel trasporto?
2. Quali sono i tipi di gara?
3. Quali sono le fasi del processo di gara?
4. Come si calcola il costo del trasporto?
5. Come puoi ridurre i costi di trasporto?

1. Che cosa sono le gare nel trasporto?

Le gare nel campo della logistica sono un metodo per accedere a servizi di trasporto efficienti. I fornitori di trasporto inviano offerte per la spedizione della merce dopo aver ricevuto un invito. Tutte le informazioni sul processo sono accessibili ai vettori prima che inviino le proprie offerte. Possono così basare l'offerta sui tuoi requisiti.

Le gare possono aiutarti a portare a termine il tuo progetto con costi ragionevoli e nel miglior tempo possibile. Il processo di gara per i contratti ha lati negativi e lati positivi, sia per i fornitori di trasporto sia per la tua azienda:

Gli inviti a tali gare vengono inviati dalle aziende che hanno bisogno di operazioni di trasporto, anche tramite le piattaforme di gestione dei trasporti, e contengono requisiti e criteri specifici che i fornitori devono soddisfare. Tali gare sono una fonte di opportunità per un gran numero di fornitori di trasporto e favoriscono la concorrenza.

2. Quali sono i tipi di gara?

Esistono cinque tipi principali di gara:

• Gara aperta

Questo tipo di gara è il più frequentemente utilizzato nel settore pubblico. Tuttavia, questo tipo di procedura è usato dall'intero mercato e qualsiasi fornitore di trasporto può essere invitato. Ciò offre pari opportunità a tutti i vettori di concorrere per i contratti di trasporto.

Quando una gara viene avviata, qualsiasi azienda di trasporto può parteciparvi. In linea di principio, il processo comprende due operazioni principali:

• La pubblicazione di una richiesta di trasporto — questa viene resa pubblica e tutte le parti interessate possono prendere parte al processo. Qualsiasi fornitore di trasporto può inviare un'offerta in risposta.

• L'assegnazione del contratto — dopo aver analizzato le offerte ricevute, il contratto verrà assegnato all'azienda che corrisponde ai tuoi requisiti e criteri. In linea di principio si confrontano i prezzi offerti e la qualità delle risposte scritte.

• Gara ristretta

Nelle gare ristrette hanno diritto di partecipare soltanto i fornitori di trasporto invitati in modo specifico. Con questa procedura hai quindi maggiori probabilità di trovare un'offerta che corrisponda perfettamente ai tuoi requisiti.

Le gare ristrette sono adatte a operazioni più complesse, molto specifiche, o per le quali esistono pochissimi vettori idonei. Occorre però considerare che una gara di questo tipo esclude in partenza le piccole aziende di trasporto che stanno iniziando.

• Gara negoziata

Questo tipo di gara si incontra più spesso nell'ingegneria o nell'edilizia. La negoziazione con un unico fornitore è adatta a contratti con requisiti molto specifici o al rinnovo di contratti esistenti. Puoi così ridurre i costi correlati e costruire un rapporto con il tuo fornitore di trasporto. L'inserimento dei vettori nel team di progetto migliora notevolmente il flusso di informazioni e la comunicazione.

• Gara in un'unica fase

La gara in un'unica fase è utile nel momento in cui tutti i dettagli necessari per stimare un prezzo realistico sono disponibili fin dall'inizio della gara. Gli inviti vengono inviati ai fornitori di trasporto, le offerte vengono presentate e analizzate, viene scelta la migliore e successivamente possono iniziare le trattative.

• Gara in due fasi

Per rendere possibile una programmazione anticipata con un fornitore di trasporto, ancor prima che siano disponibili i dettagli necessari per una stima del prezzo, si usa la gara in due fasi. La prima fase riguarda l'avvio dei lavori a seguito di un accordo limitato, mentre la seconda comprende la negoziazione del prezzo del contratto.

3. Quali sono le fasi del processo di gara?

L'uso di un sistema di gestione dei trasporti semplifica il processo. Abbiamo individuato cinque fasi principali di un processo di gara riuscito:

1. L'identificazione dei requisiti

Per iniziare, è bene analizzare le esigenze che hai e i requisiti che vuoi includere nella tua richiesta di trasporto. Vanno stabiliti i dettagli importanti sul trasporto, come il tipo di carico, la quantità e la destinazione di consegna. Tali dettagli devono essere comunicati ai fornitori di trasporto, affinché possano formulare un'offerta adeguata.

2. La creazione della richiesta di trasporto

Direttamente all'interno della piattaforma, la richiesta può essere creata aggiungendo i dettagli sulla tua azienda, sulla consegna proposta e altri requisiti aggiuntivi. Tutti i fornitori di trasporto dovrebbero avere informazioni sufficienti sulla tua operazione per poter formulare un'offerta corrispondente ai tuoi requisiti.

3. L'avvio della gara

Con la pubblicazione della richiesta, i fornitori di trasporto presenti sulla piattaforma vengono informati della tua richiesta. Inoltre, se lavori già con vettori che non utilizzano la piattaforma, questi possono essere invitati a partecipare alla gara.

4. L'analisi delle offerte

Dopo aver ricevuto le offerte, queste possono essere analizzate per vedere quali corrispondono meglio ai tuoi requisiti. Di solito è il prezzo offerto a fare la differenza, ma si possono verificare anche i profili dei fornitori di trasporto per capire se sono affidabili.

4. L'assegnazione dei contratti

Infine, dopo aver trovato il vettore con l'offerta più conveniente, il contratto può essere assegnato. Il processo di spedizione può iniziare dopo aver definito gli ultimi dettagli con il fornitore di trasporto.

4. Come si calcola il costo del trasporto?

Per poter proporre un limite di prezzo adeguato nelle gare di trasporto è bene conoscere il modo in cui si calcolano i costi di spedizione. Non è necessario conoscere il prezzo esatto, ma un valore approssimativo dell'operazione di trasporto può essere d'aiuto.

Innanzitutto è bene conoscere il peso e le dimensioni della merce che trasporterai. Questi influenzano le tariffe di consegna. Il peso della spedizione determina il tipo di camion necessario per effettuare la consegna. Anche il tipo e la quantità della spedizione influenzano il prezzo finale.

Poi occorre considerare i requisiti di trasporto. Ad esempio, se la merce deve essere mantenuta a una determinata temperatura durante tutta la consegna, il prezzo finale può aumentare.

Un altro fattore importante è la destinazione finale del trasporto o, più precisamente, la distanza di consegna. Più lungo è il viaggio, più alti sono i costi di trasporto.

Inoltre, la fragilità delle merci può influenzare i calcoli finali. L'azienda di trasporto prenderà in considerazione l'imballaggio delle merci, le loro dimensioni e la loro fragilità. Più è difficile la movimentazione del carico, più i costi di trasporto potrebbero aumentare.

Ci sono moltissime variabili che possono influenzare il prezzo finale di una spedizione. Se desideri un parere professionale, puoi richiedere un preventivo a un'azienda di trasporto oppure usare un calcolatore online dei costi di trasporto per ottenere una stima.

5. Come puoi ridurre i costi di trasporto?

Oltre alle gare di trasporto esistono anche altri metodi per ridurre i budget di spedizione. Ad esempio, si può rendere più efficiente l'imballaggio delle merci. In questo modo si può risparmiare più spazio durante il trasporto e, di conseguenza, si possono ridurre le tariffe di consegna.

Un'altra strategia è organizzare i trasporti con minore frequenza. Spedire una quantità di merce maggiore in un'unica soluzione può costare meno che spedire lo stesso volume in più riprese. Questo accade perché i vettori possono caricare la merce in modo più efficiente, senza impiegare tempo nella gestione di più consegne. Tuttavia, i costi di gestione dell'inventario possono compensare i risparmi ottenuti sul trasporto.

Inoltre, se il tipo di merce lo consente, puoi evitare i trasporti durante l'alta stagione per ridurre notevolmente i costi. Un altro accorgimento per risparmiare sul budget è l'uso dei camion che rientrano alla base senza carico.

Quando si parla del budget riservato alla logistica, esistono moltissime opportunità di miglioramento. In particolare per i costi di trasporto, la gara per i contratti è uno dei metodi più efficaci per ridurre i budget. È però bene informarsi in anticipo e conoscere il processo nei dettagli per condurre una gara di successo.

Per sperimentare direttamente il modo in cui le gare nel settore dei trasporti possono modificare il tuo budget destinato alle spedizioni, puoi in qualsiasi momento richiedere una dimostrazione gratuita di CargoPlanning. Nel corso di una conversazione con uno dei nostri specialisti potrai vedere come sono organizzate le gare e comprendere meglio i vantaggi offerti da questo processo.