Zaraz po naciśnięciu przycisku „Kup” proces dostawy już się rozpoczyna. Wszystko zaczyna się w magazynie, od wybrania towarów, następnie następuje pakowanie i dostawa we właściwe miejsce, w odpowiednim czasie.

Dla start-upu proces dostawy jest dość prosty, ale w miarę rozwoju firmy staje się coraz bardziej złożony. Na przykład znaczny wzrost sprzedaży, mnożenie się kanałów komunikacji i rozszerzona baza klientów mogą utrudnić proces wysyłkowy.

Korzystanie z systemu zarządzania transportem do prowadzenia komunikacji z przewoźnikami i do śledzenia wysyłek może zapobiec wąskim gardłom, które mogą pojawić się w trakcie procesu dostawy.

1. Czym jest zarządzanie i realizacja zamówień?
2. Jakie jest sześć kroków w procesie realizacji zamówień?
3. Jak wygląda proces dostawy przez CargoPlanning?

1. Czym jest zarządzanie i realizacja zamówień?

Zarządzanie zamówieniami to szereg operacji, który zaczyna się w chwili złożenia zamówienia, a kończy, gdy klient otrzyma towar. Obejmuje ono między innymi przyjmowanie, śledzenie i realizację zamówień.

Istnieją trzy rodzaje oprogramowania, które mogą pomóc Ci usprawnić proces dostawy: systemy zarządzania zamówieniami, systemy zarządzania transportem i systemy zarządzania magazynem. Każdy z nich może być używany samodzielnie lub we współpracy z pozostałymi. Poniżej przeanalizujemy, jaka jest między nimi różnica i który najlepiej pasuje do Twojej firmy.

• System zarządzania zamówieniami

OMS doskonale nadaje się do zarządzania cyklem życia zamówienia. Można go zintegrować ze stroną internetową firmy. Dzięki temu zamówienia mogą być przyjmowane bezpośrednio z poziomu platformy i kierowane do najbardziej odpowiedniego magazynu.

Niektóre systemy mają dwukierunkową synchronizację, zapewniając przekazywanie wszystkich informacji między OMS a platformą e-commerce i dając jednocześnie pełny wgląd w cały proces.

• System zarządzania transportem

TMS zarządza procesem transportowym od chwili, gdy towary są gotowe do wysyłki. Korzystanie z takiej platformy to dobry sposób na dostęp do najniższych stawek wysyłkowych, najefektywniejszych tras oraz na uzyskanie wglądu w cały proces transportowy.

Systemy zarządzania transportem są odpowiednie dla firm, które chcą obniżyć budżet na logistykę, chcą mieć wgląd w wysyłki i potrzebują skalowalnego rozwiązania do przewozu towarów.

• System zarządzania magazynem

WMS automatyzuje cykl życia zapasów poprzez centralizację informacji w czasie rzeczywistym, od chwili przyjęcia zamówienia na stan aż po jego dostawę i przypisanie procesów fakturowania.

Taki system jest odpowiedni dla magazynów, które muszą zarządzać procesami realizacji zamówień i mają problemy ze skuteczną dostawą towarów.

Dlaczego Twoja firma potrzebuje skutecznego zarządzania zamówieniami?

Korzystanie z jakiegokolwiek systemu do zarządzania dostawami może pomóc Ci znakomicie poradzić sobie z dużą liczbą zamówień i dostarczyć je na czas. Ale to nie wszystko. Taki system może pomóc Ci rozwiązać wiele problemów, w tym:

1. Oszczędza więcej czasu

Prawdopodobnie przez myśl przeszło Ci już pytanie: „czy obsługa zapasów, pakowanie zamówień i wysyłka towarów to najbardziej produktywny sposób wykorzystania mojego czasu?”. Są duże szanse, że odpowiedź brzmi: nie. Każda minuta poświęcona na rozwiązywanie problemów zarządczych mogłaby zostać zainwestowana w działania strategiczne dla rozwoju Twojej firmy.

2. Zapobiega błędom ludzkim

Przy wysyłce zaledwie kilku zamówień dziennie błąd ludzki nie stanowi poważnego problemu. Jednak gdy Twoja firma rośnie i otrzymujesz zamówienia 24/7, wieloma kanałami komunikacji, to naturalne, że pojawiają się pomyłki. Uproszczenie zarządzania zamówieniami może pomóc Ci wszystkim skutecznie zarządzać i zautomatyzować zadania, ograniczając błędy w jak największym stopniu.

3. Zwiększa ilość otrzymywanych informacji

Mając dostęp do danych w czasie rzeczywistym, możesz podejmować lepsze decyzje. OMS lub TMS gromadzi wszystkie informacje w jednym miejscu. Dzięki temu masz pełny obraz całego procesu wysyłkowego.

Na przykład CargoPlanning pozwala Ci śledzić przewozy towarów w czasie rzeczywistym. Te informacje pomagają Ci znać status przewozów w każdej chwili. Ponadto platforma regularnie przedstawia raporty wydajności, tak aby proces dostawy mógł być w przyszłości usprawniany.

2. Jakie jest sześć kroków w procesie realizacji zamówień?

Proces realizacji zamówień ma wiele elementów, które są uruchamiane jednocześnie. Oznacza to, że potrzebna jest skuteczna strategia, aby zapewnić, że każdy etap procesu zostanie zrealizowany z najwyższą możliwą efektywnością.

1. Etap przyjęcia

Ten etap dotyczy towaru, który dociera do magazynu, centrum dystrybucji lub bezpośrednio do sklepu. Wszystkie przesyłki muszą zostać skontrolowane, zarejestrowane i złożone, aby proces realizacji zamówień mógł się rozpocząć.

W chwili przyjęcia towaru należy sprawdzić, czy wszystko w zamówieniu zgadza się z danymi z pierwotnego zamówienia, z faktury i z listy wysyłkowej. Jeśli otrzymane zostaną uszkodzone paczki, trzeba je zwrócić.

2. Faza składowania

Po sprawdzeniu wszystkiego towar musi zostać zmagazynowany. Aby osiągnąć maksymalną szybkość i efektywność w realizacji zamówień, proces ten musi więc być możliwie jak najlepiej zorganizowany.

3. Krok kompletacji

Na tym etapie towar trzeba zlokalizować w magazynie. Jeśli robi się to ręcznie, potrzebna będzie lista niezbędnych artykułów do odhaczenia, ze szczegółami dotyczącymi miejsca składowania każdego artykułu.

4. Etap pakowania

To moment, w którym paczki przeznaczone do wysyłki są pakowane, aby zapobiec jakimkolwiek uszkodzeniom podczas transportu. Rodzaj używanych materiałów opakowaniowych zależy od limitów wagowych obowiązujących w każdej firmie.

5. Faza wysyłki

To moment analizy opcji wysyłkowych i partnerów logistycznych. Z systemem zarządzania transportem możesz ograniczyć do minimum koszty i czas potrzebny na przewozy.

Platforma TMS może pomóc Ci śledzić przewóz towarów w czasie i mieć dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, tak abyś mógł w każdej chwili podejmować świadome decyzje. Otrzymujesz też raporty wydajności, aby stworzyć najlepszą strategię na przyszłość.

6. Krok obsługi zwrotów

Jeśli Twoja firma daje klientom możliwość zwrotu towaru, zwroty są włączone do procesu realizacji zamówień. Również ta operacja musi być prowadzona szybko i skutecznie. Dzięki temu klienci poczują się bezpiecznie, a zarządzanie zapasami stanie się prostsze.

Choć proces dostawy nie wydaje się zbyt skomplikowany, staje się dużo trudniejszy dla firm średnich i dużych. Istnieje mnóstwo czynników, które wpływają na prostotę operacji. Na przykład wolumen zamówień — im więcej zamówień trzeba obsłużyć ręcznie, tym mniej jesteś wydajny i tym mniej czasu masz na rozwijanie swojej firmy.

Ponadto technologia może być użytecznym sprzymierzeńcem. Im większa ilość informacji, tym wyższa jakość podejmowanych decyzji. Korzystając z systemu zarządzania transportem, możesz uprościć większość procesów. Masz też dostęp do analiz i raportów, które dają Ci lepsze zrozumienie bieżących wyników i możliwych zmian.

Jak wygląda proces dostawy przez CargoPlanning?

Proces dostawy można znacząco uprościć i przyspieszyć, korzystając z systemu zarządzania transportem takiego jak CargoPlanning. Platforma ta oferuje kilka usług, które używane razem mogą usprawnić wszystkie operacje w procesie. Prześledźmy to krok po kroku:

• CargoOrder

Ta usługa ułatwia tworzenie zapytań ofertowych. CargoOrder to moduł, który pomaga Ci zarządzać zamówieniami i przekazywać je do działu logistyki. Oto niektóre ze szczegółów zawartych w tworzonym zamówieniu:

• Firma składająca zamówienie
• Rodzaj zamówienia (wewnętrzne, zakupowe, zwrot itp.)
• Dane dostawców
• Miejsce i data załadunku
• Miejsce i data rozładunku
• Zamawiany produkt (rodzaj, waga itp.)
• Szczegóły dotyczące transportu (np. jak duża powinna być ciężarówka)

Wszystkie te informacje są gromadzone i wysyłane do zatwierdzenia. Po zaakceptowaniu zamówienia są przekazywane do działu logistyki lub do CargoPlanning.

Korzystanie z tej usługi bardzo pomaga, ponieważ wszystkie informacje są w jednym miejscu. To poprawia komunikację między działami i zapobiega błędom ludzkim. Znacząco poprawia się również wymiana informacji z przewoźnikami. Ponadto oszczędzasz czas, ponieważ możesz tworzyć szablony do wielokrotnego użycia przy innych zamówieniach.

• CargoPlanning

Informacje z CargoOrder są automatycznie przesyłane do CargoPlanning. Po uzupełnieniu kolejnych danych zamówienie może zostać przekształcone w zapytanie transportowe. Potrzebne szczegóły obejmują informacje o płatności, cenę przeznaczoną na transport, używaną walutę i inne.

Jeśli masz preferowanego dostawcę usług transportowych, zamówienie można przypisać bezpośrednio jemu. Jeśli nie ma go jeszcze w bazie danych platformy, można go zaprosić do korzystania z niej. W przeciwnym razie zapytanie może zostać poddane przetargowi. Wszyscy dostawcy usług transportowych złożą oferty, a Ty możesz przyjąć tę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

CargoPlanning doskonale nadaje się do organizowania dostaw i zarządzania nimi bez większego wysiłku. Platforma zapewnia dostęp do informacji w czasie rzeczywistym o trwającym transporcie i ostrzega Cię, jeśli po drodze pojawią się problemy. Ponadto umowy i dokumenty są generowane automatycznie na podstawie danych wprowadzonych zarówno przez Ciebie, jak i przez Twojego dostawcę usług transportowych.

• CargoSlot

Ta usługa działa jak wspólny kalendarz, w którym przewoźnicy mogą planować operacje załadunku lub rozładunku. Dzięki temu zawsze wiesz, o której dokładnie godzinie towar przybędzie, i znasz dokładny status dostawy, taki jak:

• Przybył do bramy
• Przybył na rampę
• Odjechał z rampy
• Dostawa zakończona

Korzystając z CargoSlot, masz pełną kontrolę nad operacjami logistycznymi, ponieważ śledzisz wszystkie działania w magazynie z dowolnego urządzenia. Poprawia się też poziom przejrzystości między Tobą a dostawcami usług transportowych, ponieważ każdy może dodawać i aktualizować dane na platformie.

Każdy etap jest obsługiwany przez co najmniej jedną usługę, a razem mogą one uprościć cały proces dostawy. Cały czas zaoszczędzony dzięki TMS można więc wykorzystać znacznie lepiej, na przykład na opracowywanie strategii wzrostu dla Twojej firmy.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, co CargoPlanning może zrobić dla firmy, możesz zapoznać się z kilkoma studiami przypadku. Ilustrują one korzyści płynące z systemu zarządzania transportem, przedstawiając konkretne wyniki. Aby jednak mieć pewność, możesz w każdej chwili poprosić o bezpłatną prezentację.